Arquivo Digital – Sociedade sujeitas a contabilidade organizada

Mês: 06/2018

Origem: Entrevista do Secretário de Estado 09/06/2018 à TSF (programa – A vida do dinheiro)

Fonte: SINALTAX

O Dr. António Mendonça Mendes em entrevista à estação TSF no passado dia 09/06/2018 abordou inúmeros temas da atualidade fiscal. Contudo, e sem descortesia para com as restantes matérias, interessa-nos abordar neste artigo, a abertura do governo em legislar sobre o alargamento do conceito digital ao arquivo contabilístico das sociedades obrigadas a dispor de contabilidade organizada.

Podemos afirmar, sem grande margem de erro, que a utilização do papel na vida das empresas sofreu uma enorme redução na última década. A pressão para reduzir Gastos Gerais têm com uma das soluções possíveis a redução do custo do papel, seja na vertente da sua aquisição, da sua impressão, do seu arquivo ou do seu manuseamento administrativo. A Administração Pública e o sector privado, cedo perceberam as economias associadas à eliminação do papel, no circuito operacional das organizações. Na esfera das sociedades privadas, são já muitos os exemplos de contratos de aquisição de bens ou prestação de serviços que já são assinados nas tablets, por supressão do papel. No caso da Administração Pública, em particular da Autoridade Tributária e Aduaneira, os modelos e as declarações fiscais há muito que se encontram desmaterializados, sendo poucos os casos, em que a comunicação entre o contribuinte e a Administração Fiscal ainda se obrigue a realizar por via documental física.

A legislação aplicável às sociedades, ainda não é de todo uniforme com as melhores práticas associadas ao arquivo das operações contabilísticas e demais documentos legais. Ora, vejamos alguns exemplos. O código comercial prevê no nº1 do artigo 40º relativo à “Obrigação de arquivar a correspondência, a escrituração mercantil e os documentos”, que o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo por um período de dez anos. E no nº 2 do mesmo artigo, que os documentos relativos ao número anterior podem ser arquivados com recurso a meio eletrónicos. O Código IVA dispõe no nº1 do artigo 52 a obrigação dos sujeitos passivos arquivar e conservar em boa ordem e durante dez anos civis subsequentes, todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte, incluindo quando a contabilidade é estabelecida por meio informáticos. Não obstante, o nº 4 do mesmo artigo permite o arquivamento em suporte eletrónico das faturas emitidas por via eletrónica, desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integralidade da origem, do conteúdo e da sua legibilidade. O Código do IRC estipula no nº 6 do seu artigo 123º que os documentos de suporte, como livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte que não sejam documentos autênticos ou autenticados podem, decorridos três períodos de tributação após aquele a que se reportam, e obtida autorização prévia da Autoridade Tributária e Aduaneira, ser substituídos para efeitos fiscais, por microfilmes que constituam reprodução fiel e obedeçam às condições que forem estabelecidas, para sociedades que se encontrem sujeitas a contabilidade organizada.

Exposto o enquadramento legal, é fácil de verificar que em sede do IRC as sociedades encontram-se muito limitadas na sua liberdade quando às técnicas de arquivo que podem usar, prevalecendo uma prática comum, diremos quase unanime, de arquivar a maioria dos documentos contabilísticos em formato papel.

A disrupção com este modus operandi só é possível caso legislador adopte por uma atitude menos conservadora e permita às sociedades reduzir os seus custos de contexto pela introdução do arquivo digital extensível a todos os seus documentos contabilísticos. Esta linha orientadora foi transmitida pelo atual Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais – Dr. António Mendonça Mendes na entrevista que concedeu à TSF no passado 09/06/2018. Estamos em crer que até final deste ano sejam publicadas medidas que visem aliviar as empresas quanto à obrigatoriedade de conservar o arquivo em papel. A concretizar-se esta medida, as organizações terão outros efeitos paralelos daqui resultantes para além da poupança já identificadas com o gasto do papel e seu manuseamento. Nomeadamente, potenciais melhorias nas alterações ao processo de aprovação de operações, potenciais melhorias do workflow operacional, potenciais melhorias no processo de comunicação, e uma potencial redução do consumo de recursos humanos, obtendo-se como resultado, uma maior segurança no tratamento das operações. Importa apenas não esquecer que estas alterações poderão implicar um investimento em novos equipamentos, para além de poderem ser acompanhadas de uma atualização do mapeamento de processos de forma a identificar as implicações decorrentes de uma nova forma de trabalhar. Aguardamos com expectativa novidades sobre esta matéria.